Notion ist eine App, die Ihnen einen Arbeitsbereich mit allem bietet, was Sie brauchen: Sie können planen, schreiben, zusammenarbeiten und organisieren. Insgesamt ist Notion die perfekte App, um alles auf einer Plattform zu verwalten, und eignet sich sowohl für geschäftliche als auch für persönliche Projekte und die Organisation von Inhalten. Trotz seiner Beliebtheit ist es jedoch möglicherweise nicht für jeden geeignet.
In diesem Artikel werfen wir einen genaueren Blick auf Notion. Sie werden die besten Alternativen zu Notion entdecken und sehen, was für Sie am besten funktioniert. Bereit?
Hauptmerkmale von Notion
Erinnern wir uns zunächst kurz daran, was Notion ist und wer es braucht. Im Kern ist Notion eine kollaborative Notizen-App. Sie können es verwenden, um digitale Notizen anstelle von traditionellen Stift- und Papiermethoden und Textverarbeitungssoftware zu schreiben. Mit Notion können Sie mit jedem gleichzeitig oder zu unterschiedlichen Zeiten an einem einzigen Dokument arbeiten.
Notizen zu machen ist nur der Anfang. Sie können Notion für Journaling, Projektmanagement und mehr verwenden. Es kann sogar das Wiki Ihres Unternehmens werden! Alles in allem verfügt es über unzählige Funktionen, die es für fast alles nützlich machen, was Sie in einem Produktivitätstool benötigen. Zum Beispiel:
- Notizen und Aufgaben: Erstellen Sie Rich-Text-Dokumente mit Bildern, eingebetteten Tabellen, Codeausschnitten und mehr. Organisieren Sie Ihre Arbeit in verschachtelten Blöcken, die Sie neu anordnen oder in andere Formen umwandeln können, z. B. eine Checkliste oder eine Tabelle.
- Wikis und Datenbanken: Erstellen Sie benutzerdefinierte Wissensdatenbanken, indem Sie Seiten in einer intuitiven Hierarchie von Themen und Unterthemen verknüpfen. Nutzen Sie die Datenbankfunktion von Notion, um Sammlungen verwandter Informationen wie Kontaktlisten, Produktinventare oder Projektzeitpläne zu erstellen.
- Integrationen: Um Ihren Arbeitsablauf zu optimieren, kann Ihr Notion-Arbeitsbereich in Ihre aktuellen Tools integriert werden. Zum Beispiel Google Drive, Trello, Figma, Slack usw.
- Vorlagen: Profitieren Sie von Tausenden von vorgefertigten Vorlagen, mit denen Sie Ihre Notizen besser und schneller erstellen können.
- Zusammenarbeit: Um Ressourcen schnell mit dem Rest Ihres Teams zu teilen, verfügt jede Notion-Aufgabe über ein System zum Hochladen und Teilen von Dateien. Sie können auch die Zusammenarbeit mit Kommentaren und Erwähnungen verbessern und Ihre Aufgaben verfolgen, damit Sie nichts vergessen.
Warum Sie eine Notion-Alternative brauchen
Notion hat viele Vorteile: Es ist vielseitig, anpassbar und Sie haben die Kontrolle über die Informationen, die Sie teilen. Es ist jedoch nicht perfekt. Was sind also die Nachteile, die Benutzer dazu bringen, nach Alternativen zu Notion zu suchen?
Wenn Sie die Desktop-Version verwenden, können Sie nicht offline arbeiten, was eine Einschränkung darstellt, wenn Sie beruflich viel unterwegs sind.
Darüber hinaus haben sich einige Benutzer über Fehler beschwert, die zu Datenverlust führen. Mit einem Tool, das all Ihre wichtigen Informationen speichert, möchten Sie wirklich nicht das Risiko eines Systemausfalls eingehen. Außerdem werden die Daten von Notion in den USA gespeichert, was sie für europäische Unternehmen weniger attraktiv macht, die ihre Daten lieber lokal speichern.
Das Verkaufsargument von Notion ist seine Anpassungsfähigkeit. Sie können Ihre Dokumente von Projekt zu Projekt anpassen, um das Beste aus ihnen herauszuholen. Allerdings ist diese Offenheit auch besorgniserregend. Die meisten unerfahrenen Benutzer finden diese umfangreiche Anpassung einschüchternd, was die Bereitstellung erschwert.
Was ist besser als die Notion-App?
Wir kennen Notion als beliebten, umfassenden Arbeitsbereich. Gleichzeitig verwenden einige Benutzer nur eine oder mehrere Funktionen der Anwendung. Es ist also schwer zu sagen, welche App besser ist als Notion, da die Antwort von Ihren spezifischen Bedürfnissen und Vorlieben abhängt. Es gibt jedoch einige Apps wie Notion, die eine Überlegung wert sind. Hier sind einige großartige Optionen:
Craft – die perfekte Wahl für kreative Menschen
Viele Menschen entscheiden sich für Notion, um gut strukturierte Dokumente zu erstellen. Es gibt jedoch Bereiche, in denen andere Apps glänzen und dafür plädieren, Notion endgültig aufzugeben. Schauen wir uns Craft an. Die App bietet Ihnen einen Platz für alle Ihre Notizen und Schreiben in einer modernen Textverarbeitung. Da es für Kreative gedacht ist, ist es nicht schwer, mit seiner Hilfe wirklich ansprechende Dokumente zu erstellen. Sie können verschiedene Stilblöcke verwenden, um zu zeigen, wer Sie sind, und im dunklen oder hellen Modus arbeiten, je nachdem, was Ihnen gefällt. Sie können Ihre Notizen auch verbessern, indem Sie Bilder, Videos und Dateien hinzufügen. Mehrere Vorlagen machen es noch einfacher, schön aussehende Dokumente zu erstellen.
Die App macht es einfach, alles zu tun, vom Hinzufügen eines Links zu einem früheren Projekt, an dem Sie gearbeitet haben, bis hin zum Erstellen eines Masterdokuments, das alle Ihre aktuellen und/oder abgeschlossenen Projekte verknüpft. Um organisiert zu bleiben und sicherzustellen, dass nichts verloren geht, verwenden Sie Ordner mit mehreren Ebenen oder verknüpfen Sie Ihre Notizen.
Ein intelligenter KI-Assistent hilft Ihnen dabei, schneller zu schreiben, Ideen zu sammeln, um Schreibblockaden zu überwinden, lange Dokumente zu komprimieren, einen Absatz neu zu formulieren, Social-Media-Posts basierend auf jedem Kontext zu schreiben, Text Korrektur zu lesen, um Fehler zu beseitigen, und in jede Sprache zu übersetzen.
Darüber hinaus erleichtert Craft es anderen Personen, auf Ihre Dateien zuzugreifen, Ihre Idee zu verstehen und sie weiterzuentwickeln. Erstellen Sie einfach einen neuen Arbeitsbereich und lassen Sie andere mit Ihnen arbeiten.
Das Beste: Craft funktioniert sowohl online als auch offline, sodass Sie sich keine Sorgen machen müssen, Ihren kreativen Fluss zu verlieren, wenn Sie kein WLAN haben. Außerdem ist Craft im Vergleich zu Notion schnell, intuitiv und einfach einzuschalten.
Confluence – ein gutes altes Software-Dokumentationstool
Confluence ist eine webbasierte Arbeitsmanagementplattform, die entwickelt wurde, um Teams bei der Zusammenarbeit an kritischen Projekten zu unterstützen. Diese Alternative zu Notion ermöglicht es Benutzern, Besprechungsnotizen und Projektaktualisierungen auf sichere und zuverlässige Weise zu teilen. Dadurch wird die Kommunikation zwischen Teammitgliedern, Teams und Kunden sowie verschiedenen Abteilungen verbessert.
Confluence lässt sich nahtlos in Jira und andere Atlassian-Produkte integrieren. Wenn Ihr Team bereits Jira, Jira Service Desk oder BitBucket verwendet, passt Confluence perfekt zu Ihrem Workflow.
Als Äquivalent zu Notion ist Confluence etwas weniger flexibel und vielseitig. Auf der anderen Seite ist Confluence viel einfacher zu bedienen. Es hat eine einfache und einfache Benutzeroberfläche, die neue Benutzer nicht belastet.
Einer der Hauptnachteile von Confluence ist für uns, dass es nicht offline funktionieren kann (genau wie Notion). Wenn Sie jedoch mit der Erstellung Ihres Dokuments in Confluence begonnen haben und Ihre Internetverbindung unterbrochen wird, verlieren Sie Ihren geschriebenen Text nicht. Confluence speichert alles, was Sie im Browser eingeben, und kann es tagelang aufbewahren (starten Sie Ihren Computer nicht neu). Und wenn das Internet kommt, wird alles synchronisiert.
NotePlan – Schreiben, planen und verfolgen Sie Aufgaben an einem Ort
Während Notion ein beliebter Allzweck-Arbeitsbereich ist, bevorzugen einige Benutzer ein fokussierteres Tool zum Erstellen von Notizen und zur Aufgabenverwaltung. In diesem Fall könnte NotePlan, eine Kalender-App zum Organisieren Ihrer Notizen und Aufgaben, eine geeignete Alternative sein.
Bei der schnellen Erfassung von Aufgaben zu helfen, ist die erste Aufgabe eines Aufgabenmanagers. Notion gelingt dies leider nicht. Laut mehreren Bewertungen begräbt Notion Ihre Aufgaben und es ist fast unmöglich, ohne Anpassung und viel Aufwand aus der Vogelperspektive zu sehen, was zu tun ist. Aus diesem Grund, kombiniert mit der Langsamkeit beim Hinzufügen neuer Tasks, empfehlen wir Notion nicht als Task-Manager.
Mit NotePlan können Sie Ihre Notizen, Ihren Kalender und Ihre Aufgaben verwalten. Für viele Benutzer ist dies die am besten geeignete Kombination.
Im Mittelpunkt stehen die Noten. Im Vergleich zu anderen in Task-Managern verfügbaren Einstellungen geben sie dem Benutzer mehr Freiheit bei der Organisation von Projekten.
Durch das Erstellen von Notizen in NotePlan können Sie Ihre Aufgaben und Erinnerungen konsolidieren und sie Ihren Projekten hinzufügen. Notizen werden im Markdown-Format gespeichert. Dies ist für viele Benutzer sehr praktisch geworden. Der Punkt ist, dass die Markdown-Syntax recht einfach ist und Sie komplexe Dokumente mit Hyperlinks erstellen können, wenn Sie möchten. Neben Links können Sie auch #Hashtags verwenden und andere Benutzer @erwähnen. Eine weitere großartige Sache: Markdown-Text kann einfach zwischen Anwendungen verschoben werden, sodass Sie NotePlan mit anderen Tools kombinieren können, die Markdown unterstützen.
Uns gefällt auch, dass NotePlan mit einer Vielzahl von Erweiterungen kompatibel ist, die Ihnen helfen, Aufgaben zu automatisieren, die Suche zu verbessern, die Benutzeroberfläche benutzerfreundlicher zu gestalten und vieles mehr.
Strukturiert – eine unkomplizierte Art, Aufgaben zu verfolgen und sich an Besprechungen zu erinnern
Manche Menschen planen ihre Tage, Wochen und Monate, um abgerundete Routinen zu schaffen, Gewohnheiten aufzubauen und Ziele zu erreichen. Mit Notion-Planervorlagen können Sie die Ereignisse, Aufgaben und Ziele, die Sie erreichen möchten, einfach aufzeichnen und jederzeit darauf zurückgreifen, wenn Sie eine Erinnerung benötigen.
Wenn Sie Notion verwenden möchten, sollten Sie vielleicht auch Structured ausprobieren.
Auf den ersten Blick macht die einfache Benutzeroberfläche von Structured das Erstellen von Aufgaben und die Planung Ihres Tages weniger beängstigend, als es in einer App voller unglaublicher Funktionen der Fall wäre. Öffnen Sie Ihren Posteingang und erhalten Sie einen schnellen Überblick über alle Ihre Aufgaben. Außerdem können Sie Teilaufgaben innerhalb einer Aufgabe hinzufügen, was perfekt für Listen ist. Sie können beispielsweise eine Einkaufsaufgabe erstellen und als Teilaufgabe eine Einkaufsliste eingeben.
Eines seiner wichtigsten Merkmale ist seine Inklusivität in Bezug auf Sprache und Zeit. Die Anwendung ist in mehr als 30 Sprachen verfügbar. Die Sprache wird automatisch mit den Systemeinstellungen geändert. Sie können auch Zeitzonen ändern, während Sie eine Aufgabe erstellen, um Verwirrung zu vermeiden, wenn Sie Meetings mit Personen auf der ganzen Welt haben.
Structured lässt sich nahtlos in integrierte Apps auf Apple-Geräten wie Erinnerungen und Kalender integrieren. Wenn einem Erinnerungselement keine Uhrzeit oder kein Ort zugeordnet ist, wird es in den strukturierten Posteingang importiert, wo Sie ein Datum und eine Uhrzeit für die Fertigstellung zuweisen können.
Abschließende Gedanken: Ist Notion immer noch das Beste?
Wie Sie sehen können, ist es schwer zu sagen, ob Notion immer noch das Beste ist. Viele Benutzer beschweren sich, dass die App für Anfänger überwältigend und schwierig zu bedienen ist. Es kostet sie auch zu viel Zeit, Aufgaben zu stellen. Insgesamt ist Notion nicht intuitiv zu navigieren und kann manchmal ziemlich langsam sein.
Nachdem Sie diesen Artikel gelesen haben, kennen Sie einige der Konkurrenten von Notion. Einige sind umfassende Tools wie Notion. Andere konzentrieren sich mehr auf eine bestimmte Aufgabe. Welche soll man wählen?
Wenn Sie gut strukturierte, ansprechende Dokumente wünschen, an denen Sie gemeinsam arbeiten und online und offline arbeiten können, wählen Sie Craft.
Wenn Ihr Team bereits Jira, Jira Service Desk oder BitBucket verwendet, passt Confluence perfekt zu Ihrem Workflow. Obwohl es etwas weniger flexibel und vielseitig als Notion ist, ist es viel einfacher zu verwenden.
Und wenn Sie Notion für die Aufgabenverwaltung verwenden, mögen Sie vielleicht Structured und NotePlan. Beide sind einfach zu bedienen und erledigen die Arbeit viel besser als Notion.
Die gute Nachricht ist, dass Sie nicht aufs Ganze gehen und Craft, Structured und NotePlan kaufen müssen, um zu sehen, wie sie funktionieren. Alle drei Apps sind für eine kostenlose siebentägige Testversion bei Setapp erhältlich – einer Plattform mit Dutzenden von handverlesenen Mac-, iPhone-, iPad- und Web-Apps, die jeweils am besten für eine bestimmte Aufgabe geeignet sind.
Neben Notion-Alternativen hat Setapp Apps wie CleanMyMac X, um Ihren Mac zu beschleunigen, Nitro PDF Pro, um PDFs zu erstellen und zu bearbeiten, CleanShot X, um bessere Screenshots zu machen, Bartender, um Ihre Menüleiste zu personalisieren, und viele andere.